Il segreto di FoToLead?
Un setting efficace.
FoToLead è straordinariamente preciso nei suoi calcoli, ma li esegue sulla base dei dati inseriti da te.
Per questo è fondamentale che tu comprenda perfettamente come configurarlo al meglio.
Per sostenerti in questo importante passo, abbiamo pensato di girare dei video dedicati ad ogni voce di menu presente nel software, così che tu sappia esattamente qual è la loro funzione e come vanno interpretati.
Variabili utente.
Cosa devi fare tu
Questo gruppo di cinque voci è dedicato a te.
Significa che è in queste schede che dovrai definire l'ambiente finanziario nel quale operi inserendo numeri personali e diversi da fotografo a fotografo come, profitto desiderato, spese, pressione fiscale, quantità di servizi erogati in un anno ecc.
Profitto desiderato.
Imposta il tuo profitto netto desiderato. In pratica quanto vuoi guadagnare al mese, al netto di imposte e tasse.
Spese aziendali.
Qui occorre specificare tutte le spese fisse che il tuo studio deve sostenere, indipendentemente dal numero di servizi che esegui.
Altre entrate - Disponibile a breve.
Qui occorre specificare tutte le entrate che non sono servizi fotografici come ad esempio workshops, corsi online, consulenze ecc.
Tipologie di shooting.
Questa parte ti permette di personalizzare fortemente FoToLead. E' proprio qui infatti che specificherai quali tipologie di shooting proponi ai tuoi clienti, e le loro relative spese.
Carico di lavoro.
Comunica a FoToLead quante ore alla settimana vuoi dedicare al lavoro, e quante settimane di ferie in un anno desideri riservarti.
Monitoraggio.
La dashboard e la scheda Budget e Consuntivo riassumono, all'interno dei loro numeri, l'andamento finanziario del tuo studio fotografico. Con una rapida occhiata in queste due sezioni puoi capire velocemente lo stato di salute della tua gestione economica.
Dashboard
La Dashboard è il riepilogo dei parametri più importanti, riuniti in un unico spazio per renderli di semplice consultazione. Raduna il riepilogo dei tuoi ricavi annui necessari, il dettaglio dei preventivi e il loro stato e la percentuale di performance che ti indica "la velocità finanziaria" alla quale il tuo studio fotografico sta andando. Questo parametro dovrebbe sempre essere uguale o superiore al 100% per raggiungere il tuo obiettivo annuo desiderato.
Budget e consuntivo.
La scheda Budget e Consuntivo può risultare complessa in quanto ricca di numeri. Guarda il video e comprendi nel dettaglio come è stata strutturata e cosa è in grado di dirti.
Anagrafica E Preventivi.
In queste sezioni puoi trovare la lista dei tuoi contatti e i preventivi associati.
Assicurati di inserire qui tutte le offerte e le proposte che farai, solo così FoToLead sarà in grado di fornirti un quadro finanziario aggiornato al minuto sulla base dello stato delle offerte.
Anagrafica clienti.
Qui trovi l'elenco di tutti i tuoi clienti e potenziali tali, così da avere tutti i loro dati sotto mano.
Prodotti E Pacchetti.
Sezione dedicata al calcolo del costo dei prodotti e la costruzione dei relativi pacchetti "in bundle".
Listino prodotti.
In questa sezione puoi calcolare il giusto prezzo per ognuno dei prodotti che deciderai di inserire, calcolato tenendo conto del loro costo, spedizione e tempo impiegato per gestire l'ordine del prodotto stesso.
Pacchetti.
Crea dei pacchetti con i prodotti che proponi più spesso e ottieni il relativo prezzo minimo di vendita.
DOMANDE FREQUENTI
Sebbene sia importante l'inserimento di una percentuale in linea con il tuo inquadramento fiscale, è importante che tu sappia che leggeri scarti di due o tre punti percentuali hanno un effetto pressoché trascurabile sul risultato finale.
REGIME FORFETTARIO SOTTO I 5 ANNI DI ESERCIZIO: In questo caso l'aliquota dell'imposta sostitutiva è del 5% sul 78% dei tuoi ricavi. Un valore medio che puoi inserire è tra il 4% e il 5%.
REGIME FORFETTARIO OLTRE I 5 ANNI DI ESERCIZIO: In questo caso l'aliquota dell'imposta sostitutiva è del 15% sul 78% dei tuoi ricavi. Un valore medio che puoi inserire è tra il 12% e il 15%.
REGIME ORDINARIO: Ti consigliamo di chiedere direttamente al tuo commercialista il conteggio esatto della tua pressione fiscale. L'aliquota varia infatti a seconda del livello di reddito dichiarato e non è possibile suggerire un riferimento standard.
A seconda del tuo regime fiscale le spese vanno inserite in modo diverso. Se gestisci l'IVA, le spese vanno inserite tenendo conto solo del valore imponibile in quanto per te l'iva è neutra.
Se invece sei nel regime forfettario la spesa va inserita comprensiva di IVA in quanto questa per te rappresenta un costo a tutti gli effetti.
Come già per le spese aziendali, anche qui con il solo valore imponibile nel caso in cui il tuo regime fiscale preveda la gestione dell'IVA, mentre comprensive di IVA nel caso in cui il tuo regime sia forfettario, indipendentemente dal numero di anni di esercizio.
La missione di FOTOLEAD è quella di fornire all'utente il ricavo suggerito relativo ai servizi per i quali non esiste un prezzo definito dal mercato, e che possiamo "parametrizzare" ad ore.
Tutti i servizi che non rientrano in questa categoria non andrebbero inseriti nelle tipologie di shooting.
Quindi servizi accessori come:
- Fototessere
- Workshops
- Consulenze
- Cerimonie minori
vanno inseriti nella sezione apposita "Altre Entrate".
Il costo di un prodotto può assumere valori diversi a seconda che questo venga inserito all'interno di un pacchetto oppure venduto "stand alone".
Il prezzo minimo è calcolato tenendo conto solo del costo del prodotto, la spedizione e il tempo necessario a processare e consegnare quel prodotto.
In questo valore quindi, oltre a non comprendere IVA non è previsto alcun ricarico. Questo significa che vendendolo a quel valore hai semplicemente la certezza di non averci perso, ma nemmeno guadagnato.
Il prezzo scelto invece rappresenta il valore al quale l'utente può decidere di vendere quel prodotto in contesti diversi e non legati alla realizzazione di un servizio fotografico, ad esempio se un cliente desidera un album con delle foto di sua proprietà. In quel caso è giusto applicare un ricarico e vendere il prodotto ad un prezzo che non sarà FOTOLEAD a decidere.
No non è possibile.
Siamo consci che i business raramente siano "bilanciati" e che esistano situazioni in cui si decide arbitrariamente di vendere un prodotto ad un costo più basso rispetto a quello suggerito, per "rifarsi" nella vendita di un altro servizio.
Oppure che, per questioni commerciali o di marketing, ci siano casi in cui state già offrendo e vendendo a prezzi superiori a quelli consigliati da FOTOLEAD.
Forzare il blocco di un prezzo significherebbe andare contro la logica-base di FOTOLEAD che è quella di fornire indicazioni sui ricavi necessari tenendo conto di tutti i parametri inseriti dall'utente all'interno dei menu "Variabili Utente" (quelli con sfondo più chiaro).
Inoltre se ad esempio avessi 5 tipologie di shooting e bloccassi il ricavo per una sola di queste, il "disallineamento" si ripresenterebbe semplicemente con le 4 tipologie rimanenti.
IL NOSTRO CONSIGLIO: Se hai già prezzi superiori a quelli suggeriti dal programma, non modificarli in quanto li hai probabilmente raggiunti grazie al tuo marketing/presenza sul mercato/talento/esperienza ecc.
Ignora semplicemente il ricavo suggerito da FOTOLEAD.
Viceversa se il tuo ricavo è più basso di quello suggerito, usa questa indicazione per lavorare al fine di raggiungere il valore suggerito dal programma.
A seconda del momento in cui entri in FOTOLEAD è possibile che tu debba inserire dei preventivi relativi a servizi eseguiti nei mesi precedenti, e che quindi tu sia in difficoltà nel capire quali valori vanno inseriti nella scheda preventivi.
Se ad esempio hai effettuato un servizio per un valore di 1200€, comprensivo di album fotografico, ciò che dovrai inserire in FOTOLEAD nel campo "prezzo scelto" è il valore senza il costo del prodotto e senza iva (nel caso tu sia in un regime che prevede la sua gestione, oppure con iva se sei nel regime forfettario)
Supponendo quindi che l'album abbia un costo di 100€+iva inserirai:
1.200€ - 100€ di album - iva = 901,63€
1.200€ - 122€ di album = 1.078€
Sappiamo che molti fotografi hanno il loro file excel dove registrano le transazioni inserendo semplicemente il totale senza separare i costi prodotti, ma questo a livello contabile è sbagliato.
FOTOLEAD, come tutti i software di gestione finanziaria, ragiona tenendo conto delle cifre imponibili e scorporando il costo dei prodotti, così che un giorno si possa fare un'analisi approfondita dei dati di vendita dei prodotti con tutti i vantaggi che ne conseguono in termini di marketing e gestione.
La modalità di inserimento prezzi è la stessa dei preventivi "vecchi", quindi nel campo "prezzo scelto" dovrai inserire il valore senza il costo del prodotto e senza iva (nel caso tu sia in un regime che prevede la sua gestione, oppure con iva se sei nel regime forfettario).
Creare un nuovo preventivo però è più semplice rispetto all'inserimento di uno vecchio, perché in fase di compilazione potrai pescare direttamente i prodotti e relativi prezzi che hai precedentemente inserito all'interno della scheda "listino prodotti".
FOTOLEAD inserirà in automatico il costo del prodotto in aggiunta a quello del servizio, tenendo conto del "prezzo minimo" e non del "prezzo scelto".
La sezione "spese aziendali" può essere integrata nel corso dell'anno di esercizio con spese impreviste o che semplicemente avete dovuto sostenere.
In questo caso è sufficiente inserirle e scegliere dal menu a tendina la distribuzione "annuale".
Se invece si tratta di un abbonamento o comunque un costo da ripartire su più anni di esercizio, impostare il relativo periodo di ammortamento.
In questo caso però non si tratterà più di una spesa "una tantum".
Il tachimetro in dashboard offre all'utente una veloce rappresentazione grafica della velocità alla quale sta andando il suo studio in termini finanziari e in relazione ai parametri inseriti in fase di configurazione.
E' importante comprendere che questo numero non rappresenta la fetta di fatturato raggiunta in relazione al totale da raggiungere. non va inteso come "hai fatto questo pezzo della torta totale".
Quel numero rappresenta la tua velocità di marcia tenendo conto dei preventivi inseriti, il loro stato, le entrate accessorie ecc.
Dovrebbe quindi essere sempre uguale o superiore a 100%.
Tieni conto che è un valore aggiornato in tempo reale quindi potresti "essere sotto" per 11 mesi e recuperare a Dicembre con le Mini Sessioni di Natale o qualunque altro servizio stagionale.